Eigenverantwortliches Arbeiten hat viele Vorteile. Zum Beispiel kann man sich seine Zeit weitgehend selbst einteilen. Es gibt allerdings auch Schattenseiten. Zum Beispiel muss man sich seine Zeit weitgehend selbst einteilen. Tatsächlich ist die Möglichkeit der freien Tageseinteilung nicht nur Segen, sondern kann auch ganz schnell zum Fluch werden. Sie verlangt uns nämlich ein hohes Maß an Organisation, Reflexion und vor allem Disziplin ab. Im Laufe meines Studiums habe ich schon so einiges ausprobiert, um mich und meinen Arbeitsalltag besser zu strukturieren. Ein paar der Strategien, mit denen ich aktuell am besten zurechtkomme, möchte ich euch nun vorstellen. Klar handelt es sich dabei keinesfalls um universelle Patentrezepte, aber vielleicht erkennt ihr euch beim Lesen ja das ein oder andere Mal wieder und könnt euren Workflow dann in Zukunft auch (noch) effizienter gestalten.
Eat the frog first
Keine Sorge: Euch erwartet jetzt kein Beitrag über den herausragenden Nährwert von Fröschen. „Frog“ ist natürlich sinnbildhaft zu verstehen und meint eine besonders wichtige Aufgabe, die uns viel abverlangt und somit auch häufig am meisten abschreckt – eben genauso wie die Vorstellung, eine glitschige Amphibie zu verspeisen. Blöderweise neigen wir Menschen nun mal dazu, Unangenehmes ewig vor uns herzuschieben, und es ist alles andere als leicht, diesen Vermeidungskreislauf zu durchbrechen. Aber es lohnt sich! Deshalb starte ich jeden Arbeitstag sofort mit der Hauptaufgabe, anstatt z. B. erst stundenlang Mails zu checken! Die Vorteile sind im Grunde ganz offensichtlich:
- Ich bin noch frisch im Kopf und gehe mit vollen Energiereserven an die Sache heran.
- Auch, wenn später etwas dazwischen kommt, ist zumindest das Wichtigste schon erledigt.
- Habe ich den Frosch erstmal von der Backe, gibt mir das eine Menge Schwung für weitere Erledigungen, die mir dann meist auch deutlich leichter fallen, weil mein Gehirn sich einmal im Leistungsmodus befindet und mit guter Laune eh alles viel mehr Spaß macht.
Schaffe kurze, produktive Arbeitsphasen
Aber wie isst man denn jetzt eigentlich einen Frosch? Die Antwort ist ebenso simpel wie einleuchtend: Stück für Stück! Oft sind die wichtigsten Aufgaben auch die umfangreichsten – gerade das macht sie ja so furchteinflößend. Also bemühe ich mich, nicht ständig an das große Ganze zu denken, sondern zerteile den Frosch stattdessen in mundgerechte Häppchen. Dann wirkt er schon viel appetitlicher. Ich muss in diesem Zusammenhang immer daran denken, wie Beppo Straßenkehrer in Michael Endes Momo seine Arbeitsweise erklärt:
„»[…] Manchmal hat man eine sehr lange Straße vor sich. Man denkt, die ist so schrecklich lang; das kann man niemals schaffen, denkt man. […] Jedes Mal, wenn man aufblickt, sieht man, dass es gar nicht weniger wird, was noch vor einem liegt. Und man strengt sich noch mehr an, man kriegt es mit der Angst, und zum Schluss ist man ganz außer Puste und kann nicht mehr. Und die Straße liegt immer noch vor einem. So darf man es nicht machen. […] Man darf nie an die ganze Straße auf einmal denken, verstehst du? Man muss nur an den nächsten Schritt denken, an den nächsten Atemzug, an den nächsten Besenstrich. Und immer wieder nur an den nächsten. […] Dann macht es Freude; das ist wichtig, dann macht man seine Sache gut. Und so soll es sein. […] Auf einmal merkt man, dass man Schritt für Schritt die ganze Straße gemacht hat. Man hat gar nicht gemerkt wie und man ist nicht außer Puste. […] Das ist wichtig.«“
Das Zitat lässt sich wirklich eins zu eins auf die Bewältigung zeit- und energieaufwändiger Projekte übertragen: Setzt euch in Ruhe hin und überlegt, was denn überhaupt alles genau zu tun ist. Gliedert euer Unterfangen anschließend sinnvoll in entsprechende Einzelaufgaben. Und dann heißt es: Schritt für Schritt, Atemzug für Atemzug, Besenstrich für Besenstrich.
Setze dir Deadlines
Meiner Meinung nach gehört zu jeder sinnvollen Arbeitsphase unbedingt eine Deadline. In der Vergangenheit ist es mir oft passiert, dass ich mich von
„noch eeewig weit entfernten“ Fristen habe täuschen lassen und schließlich auf den letzten Drücker irgendwas zustande bringen musste. Kennt ihr, oder? Prinzipiell ist es ja auch nicht tragisch,
wenn man mal fix improvisieren muss. Aber dauerhaft ist damit echt niemandem ein Gefallen getan. Deshalb ordne ich inzwischen jedem noch so kleinen Arbeitsschritt schon bei der Planung einen
konkreten Endpunkt zu, an welchen ich mich dann auch konsequent halte. Einerseits umgehe ich so die Gefahr, mich bspw. in der Recherche zu verlieren und andererseits ist es schlichtweg jedes Mal
sowas von befriedigend, wieder etwas abgeschlossen zu haben. Außerdem gibt es da irgendwie so ein ungeschriebenes Gesetz, dass mir die allerbesten Ideen IMMER kurz vor Schluss kommen. Wie Lisa
(Grammar) schon mal sehr treffend geschrieben hat: Diamanten entstehen eben unter Druck.
Essentiell wichtig ist jedoch ein Puffer vor jeder Deadline, vor allem bei Gruppenprojekten. Leider sind die meisten Leute (ich auch!) bei der Zeitkalkulation zu optimistisch und nichts ist frustrierender, als ein unerreichbares Ziel. Ein wenig Abstand ermöglicht zudem oft nochmal einen ganz anderen Blickwinkel auf die geleistete Arbeit und das kann wirklich Gold wert sein.
Erstelle To-Do-Listen
Ich liebe, liebe, liebe Listen! Sie sorgen für eine sichtbare Struktur und verhelfen so auch zu mehr innerer Ordnung. Klar, es kostet erstmal Zeit, sie anzulegen. Doch im Endeffekt wird die Arbeitseffizienz durch sie maßgeblich gesteigert. Wenn ich schwarz auf weiß vor Augen habe, was genau alles zu tun ist, laufe ich weniger Gefahr, etwas Wichtiges zu vergessen. Daneben schafft eine schriftliche Fixierung die oft so notwendige Verbindlichkeit. In den Weiten des App-Universums schwirren unzählige Programme wie z. B. Evernote, Smartsheet oder Flock herum, mit denen ihr die dollsten Listen erstellen könnt. Besonders bei der Zusammenarbeit im Team sind diese hilfreich, etwa wenn ihr einen gemeinsamen Kalender benötigt. Arbeite ich für mich allein, bin ich jedoch eher so der analoge Typ und profitiere am meisten von handschriftlichen Notizen. Daher nutze ich tatsächlich noch immer den guten alten Stundenplan. Hier trage ich bei weitem nicht nur beruflich Relevantes ein, sondern ganz bewusst auch private Unternehmungen. So schaffe ich mir eine ausgewogenere Work-Life-Balance und habe auch an super stressigen Tagen immer etwas vor Augen, auf das ich mich freuen kann. Ich persönlich empfinde eine To-Do-Liste als deutlich hilfreicher, wenn sie ordentlich und visuell ansprechend gestaltet ist, weshalb ich die einzelnen Zeitslots immer hingebungsvoll bunt anpinsele. Falls ihr übrigens mal durch Zufall einen petrolfarbenen Textmarker entdeckt, unter dem das Geschriebene noch so halbwegs erkennbar ist: Lasst es mich bitte wissen!
So, das reicht erstmal für heute. In meinem nächsten Blogbeitrag werde ich euch noch drei weitere Tricks verraten, mit denen es mir ganz gut gelingt, mein tägliches Arbeitspensum zu bewältigen. Bis dahin wünsche ich euch eine schöne und nicht allzu stressige (Vorweihnachts-)Zeit!
Quelle:
Ende, Michael: Momo oder Die Geschichte von den Zeit-Dieben und von dem Kind, das den Menschen die gestohlene Zeit zurückbrachte. 16. Aufl. Stuttgart 2017. S. 38f.