Herzlich Willkommen zum zweiten Teil meiner Tipps für ein besseres Zeit- und Selbstmanagement. Nachdem es beim letzten Mal ja unter anderem um die schonungslose Behandlung fieser Frösche sowie das Schaffen einer notwendigen Verbindlichkeit ging, verrate ich euch jetzt noch drei weitere Strategien, mit denen ich der Prokrastination tagtäglich den Kampf ansage.
Bereite deine Umgebung vor
Wie ich bereits geschrieben habe, sind wir Menschen von Natur aus prädestiniert dafür, die abenteuerlichsten Arbeitsvermeidungsstrategien zu entwickeln. Also ich bin in dieser Disziplin jedenfalls absoluter Vollprofi. Umso wichtiger ist es für mich, jegliche potenziellen Ausreden gnadenlos im Keim zu ersticken. Hierzu gehört auch die akribische Vorbereitung meines Arbeitsplatzes. Damit ich mich richtig gut konzentrieren kann, muss meine Umgebung sauber und aufgeräumt sein. Es darf sich dort möglichst nichts befinden, das in irgendeiner Form auch nur den kleinsten Raum für alternative Tätigkeiten bietet (Staub wischen, Wäsche sortieren, … ihr wisst genau, was ich meine!). Auf den Schreibtisch kommt nur das, was ich zum Arbeiten brauche. Neben PC, Drucker, Notizblock, Stiften und ggf. Büchern gaaanz wichtig: ausreichend Wasser und Snacks! Ja, sogar den überlebensnotwendigen Kaffee stelle ich mir in einer Thermoskanne parat, damit ich nicht ständig die Arbeit für einen Gang in die Küche unterbrechen „muss“. Mein jeweiliges Arbeitspensum sowie die entsprechenden Materialen bereite ich übrigens schon am Vortag vor, damit mich der Frosch immer aufs Neue zu allererst anspringt.
Akzeptiere deinen Biorhythmus
Es ist kein Geheimnis, dass nicht alle Menschen zur selben Zeit gleichermaßen leistungsfähig sind. Die Chronobiologie unterscheidet hier in erster Linie zwei Extreme, die umgangssprachlich als „Lerchen“ und „Eulen“ bezeichnet werden. Während die sogenannten „Lerchen“ bereits am frühen Morgen fit und produktiv sind, erreichen „Eulen“ ihre Betriebstemperatur deutlich später und laufen abends oder gar nachts zur Höchstform auf. Welchem Chronotypen man angehört, ist genetisch vorbestimmt und lässt sich nur sehr schwer bis gar nicht beeinflussen. Sofern möglich, ist es also am sinnigsten, den eigenen Biorhythmus einfach zu akzeptieren und den Arbeitsalltag danach auszurichten.
Ich für meinen Teil bin eine Eule, wie sie im Buche steht. Morgens komme ich nur schwer in die Puschen und vor dem ersten Kaffee spricht mich am besten niemand an. Meine kognitive Hochphase beginnt gegen 10 Uhr und dauert meist so bis 13 Uhr. Hier kann ich mich am allerbesten konzentrieren und formuliere die besten Texte. Anschließend brauche ich erst einmal eine ausgiebige Pause mit einer ordentlichen Stärkung. Nachmittags profitiere ich am meisten vom Austausch mit anderen, weshalb ich mir in diese Zeit gerne Seminare oder Besprechungen lege. So ab 21 Uhr blühe ich dann nochmal richtig auf. Wenn es draußen dunkel wird, geht in meinem Kopf die Glühbirne an. Darum nutze ich die Abendstunden meist als Kreativphase, in der ich z. B. Ideen für zukünftige Texte sammle.
Bevor meine Energiereserven dann restlos aufgebraucht sind, nehme ich mir immer noch etwas Zeit, um den nächsten Tag zu planen. Ich aktualisiere meine To-Do-Listen, bereite meinen Arbeitsplatz vor und klopfe mir ganz zum Schluss nochmal kräftig selbst auf die Schulter für das, was ich geleistet habe. Das muss ja auch mal sein!
Eliminiere Zeitfresser
Kennt ihr das? Ihr habt stundenlang am Schreibtisch gesessen und dennoch irgendwie nichts geschafft. Sofern ihr nicht von einer fiesen Schreibblockade heimgesucht wurdet (zu deren Überwindung wir übrigens hier und hier einige Tipps für euch haben), ist für dieses frustrierende Gefühl möglicherweise eine andere – zwar kleinere, aber nicht minder tückische – Spezies verantwortlich: Zeitfresser.
Das Gemeinste an den kleinen Biestern ist ihre Tarnung. Sie fügen sich derart geschickt in den Arbeitsalltag ein, dass man sie nur sehr schwer identifizieren und ausschalten kann. Im Folgenden habe ich euch deshalb eine Liste derjenigen zusammengestellt, die meinen Workflow in der Vergangenheit am meisten beeinträchtigt haben, und verrate euch auch gleich ein paar meiner geheimen Tricks zu ihrer Vernichtung.
1. Aufgaben für andere erledigen
„Kannste mal…? Haste mal…? Kommste mal…?“ Zu oft habe ich mir widerstandslos diverse Tätigkeiten aufbrummen lassen, für die ich eigentlich gar nicht zuständig bin. Versteht mich bitte nicht falsch: Ich helfe wirklich gerne und zugegebenermaßen erscheinen mir die kleinen „Mal-Eben-Erledigungen“ der anderen nicht selten deutlich schmackhafter als mein eigener „Frosch“. Trotzdem sage ich mittlerweile auch öfter „Nein“, weil ich feststellen musste, dass ich an manchen Tagen vor lauter Gefallen kein Stück mit meinem eigenen Kram weitergekommen bin. Anfangs hat mich das super viel Überwindung gekostet, aber inzwischen geht mir ein „Nein“ schon deutlich leichter über die Lippen und ich fühle mich sogar meist ganz gut dabei. Denn die Bitten, die ich nicht abschlage, erfülle ich dann auch wirklich gern und ohne schlechtes Gewissen mir selbst gegenüber.
2. Der eigene Perfektionismus
Wie Lisa hier auch schon mal angemerkt hat, wirkt sich ein zu hohes Maß an Selbstkritik schnell extrem hemmend auf die eigene Kreativität aus. Zwar mündet es nicht zwingend sofort in eine richtige Schreibblockade, wenn ihr mal ein paar Minuten fieberhaft über die perfekte Formulierung nachgrübelt oder einen Satz gleich nach dem Tippen akribisch an euer Layout anpasst, aber es unterbricht trotzdem immer euren Gedankenfluss. Ich bemühe mich deshalb, meinen inneren Kritiker gnadenlos in seine Schranken zu weisen, indem ich grundsätzlich erstmal alles genauso aufschreibe, wie es mir zuerst in den Sinn gekommen ist. Editiert wird dann ganz zum Schluss. Dabei stelle ich nicht selten fest: Die Rohfassung ist viel besser gelungen, als ich es mir im Vorfeld zugetraut hatte.
3. Social Media und Online-Shopping
Und schon sind wir wieder bei den Alternativbeschäftigungen, für die ich leider wirklich sehr anfällig bin – vor allem, wenn mein kreativer Flow mal ins Stocken gerät. „Ich schau’ nur kurz, was es so Neues bei Facebook gibt …“. „Ich bestell’ nur eben neue Klarsichthüllen …“. Und zack, schon wieder ist eine halbe Stunde sinnlos verplempert. Es ist aber auch einfach zu verlockend: Zwei Klicks und ich bin in einer anderen Welt, ganz weit weg vom Schreibtischkram. Da ich nun mal meist am PC arbeite, ist es für mich wirklich extrem schwer, diese Zeitfresser-Spezies zu meiden. Ich fahre aber ganz gut damit, mir das Ganze ein wenig unkomfortabler zu machen, indem ich mich nach jeder Nutzung auslogge. Häufig öffne ich dann zwar das entsprechende Browserfenster, klicke es dann jedoch lieber wieder weg, als mein – bewusst – ellenlanges Passwort einzutippen. Manchmal hat Bequemlichkeit eben doch was Gutes.
4. Smartphone
Zu guter Letzt kommen wir zum Anführer des Zeitfresser-Rudels: Dem Smartphone. Es ist quasi der Godfather of Zeitfresser, denn für viele Leute ist es inzwischen schon zu einem Hauptmittelpunkt ihres Lebens geworden. Außerdem wartet es gleich mit einer ganzen Palette verschiedenster Ablenkungen auf. Und wer jetzt denkt: „Ich werfe ja nur mal kurz einen Blick rüber, wenn das Display aufleuchtet. Das wird mich schon nicht im Arbeitsprozess behindern.“, den muss ich leider enttäuschen. Laut einer Studie der amerikanischen Informatik-Professorin Gloria Mark* dauert es nach jeder Ablenkung durchschnittlich satte 23 Minuten, bis unser Kopf wieder voll bei der eigentlichen Sache ist. DREIUNDZWANZIG MINUTEN – das müsst ihr euch mal auf der Zunge zergehen lassen. Meine Devise lautet ganz klar: Weg mit dem Teil! Bevor ich mich an den Schreibtisch setze, schalte ich mein Handy in den Schlafmodus und platziere es außerhalb meiner Sichtweite. Es bimmelt dann wirklich nur noch, wenn dieselbe Nummer zweimal innerhalb einer Minute anruft. Alle, die mich notfallmäßig anrufen könnten, wissen natürlich Bescheid. Und für die anderen gilt: „Der Teilnehmer ist vorübergehend nicht zu erreichen.“ Am Ende einer jeden Arbeitsphase kümmere ich mich dann um etwaige Nachrichten und gönne mir mit gutem Gewissen ein paar Minuten Daddelei.
Ich denke, ihr habt jetzt eine ziemlich genaue Vorstellung davon, wie meine Tage am heimischen Schreibtisch so ablaufen – und vielleicht habt ihr euch ja wirklich zwischendrin wiedererkannt. Falls ihr die eine oder andere Strategie tatsächlich selbst ausprobiert, würde ich mich tierisch freuen, von euren Erfahrungen in den Kommentaren bei Facebook, Instagram oder Twitter zu lesen. Möglicherweise habt ihr ja auch noch ein paar eigene Geheimtipps, die ihr mir verraten mögt! Immer her damit!
*Quelle: https://news.gallup.com/businessjournal/23146/too-many-interruptions-work.aspx.